Wspólny słownik i jednostki
Ta sama pozycja nazywa się tak samo w magazynie i w kuchni, więc zestawienia się sumują zamiast wymagać ręcznego godzenia.
Aplikacja dla JST
Magazyn i stołówka w jednym systemie
Żywność, środki czystości i posiłki rozliczane w tym samym miejscu. Ten sam słownik pozycji, te same uprawnienia i jedno zestawienie na koniec okresu — zamiast dwóch programów, które trzeba ze sobą godzić.
Jedna ewidencjaWspólny stan i ten sam słownik pozycji we wszystkich jednostkach.
Każdy rozchód ma śladKto pobrał, ile i kiedy — bez odtwarzania z zeszytu na koniec miesiąca.
Rozliczenie z danychZestawienia powstają z ewidencji, nie z szablonu w edytorze.
Tak wygląda to dzisiaj
Skrzynki, pojemniki, chłodnia. Porządek na półce to jeszcze nie porządek w ewidencji: ta sama pozycja w trzech jednostkach nazywa się na trzy sposoby, a stan zbierany jest dopiero na koniec miesiąca.
Dlaczego jeden system
Dwa obszary, jedna podstawa
Magazyn i stołówka dzielą to samo pod spodem — dlatego nie ma sensu prowadzić ich osobno.
Jedne uprawnienia
Magazynier, intendent, kierownik jednostki i księgowość mają jeden zestaw ról — nie trzeba nadawać dostępów dwa razy.
Jeden okres rozliczeniowy
Zamknięcie miesiąca obejmuje oba obszary naraz, z jednym kompletem dokumentów do księgowości.
Magazyn
Od przyjęcia dostawy do zamknięcia okresu
PrzyjęcieDostawa wprowadzona raz, z dokumentem i pozycjami ze słownika.
RozchódProdukty schodzą do kuchni, środki czystości do placówki — z datą, ilością i osobą, która pobrała.
StanZmienia się przy każdej operacji, więc jest aktualny bez zbierania danych na koniec miesiąca.
Zamknięcie okresuSpis z natury porównany z ewidencją, różnice na liście, jeden komplet danych do księgowości.
Magazyn
Co dostajecie w magazynie
Dwa rodzaje magazynu
Żywność i środki czystości w jednej ewidencji, rozdzielone na kategorie — z osobnymi stanami i wspólnym zestawieniem.
Stany w czasie rzeczywistym
Stan magazynowy aktualizuje się przy każdym przyjęciu i rozchodzie — bez zbierania danych na koniec miesiąca.
Słownik pozycji
Ta sama pozycja nazywa się tak samo we wszystkich jednostkach, więc zestawienia się sumują.
Historia rozchodu
Kto pobrał, ile i kiedy — dostępne od ręki, bez odtwarzania z zeszytu.
Inwentaryzacja
Spis z natury na telefonie lub czytniku, z porównaniem do stanu ewidencyjnego i listą różnic.
Uprawnienia
Magazynier, intendent, kierownik jednostki i księgowość widzą to, co do nich należy.
Stołówka
Od deklaracji rodzica do rozliczenia okresu
DeklaracjaRodzic zgłasza posiłki na okres, w terminie ustalonym przez placówkę.
OdwołanieNieobecność zgłoszona do godziny granicznej zdejmuje porcję z listy.
WydanieKuchnia pracuje na aktualnej liczbie porcji na dany dzień.
RozliczenieSystem przelicza odpisy i przygotowuje należności oraz dane do księgowania.
Stołówka
Co dostajecie w stołówce
Deklaracje okresowe
Zamówienie na miesiąc lub tydzień, z regułami placówki dotyczącymi terminów.
Godzina graniczna
Odwołania przyjmowane do ustalonej godziny — potem porcja liczy się jako wydana.
Rozliczenia i odpisy
Nieobecności przeliczane automatycznie, bez ręcznego korygowania kwot.
Wiele placówek
Każda szkoła ma własny jadłospis, stawki i terminy, a gmina widzi całość.
Komunikacja z rodzicem
Potwierdzenia i przypomnienia o płatności zamiast kartek w plecaku.
Dane dla księgowości
Zestawienie należności i wpłat gotowe do zaksięgowania.
Zakres
Dwa magazyny i kuchnia
Magazyn spożywczy
Dostawy, stany i rozchód do kuchni w jednej ewidencji. Stan zmienia się przy każdej operacji, więc nie trzeba go zbierać na koniec miesiąca.
Magazyn chemiczny
Środki czystości i higieny na tych samych zasadach: przyjęcie, rozchód do placówki, stan i spis z natury.
Stołówka
Kuchnia pracuje na aktualnej liczbie porcji, a nie na liście sprzed tygodnia. Odwołanie do godziny granicznej samo zdejmuje porcję.
Co się zmienia
Przed i po uruchomieniu
Dziś
- Arkusz prowadzony osobno w każdej jednostce
- Ta sama rzecz nazwana na trzy sposoby
- Ile zostało w magazynie — sprawdzane na półce
- Inwentaryzacja przepisywana z kartek
- Nieobecności zgłaszane telefonicznie do sekretariatu
- Liczba porcji ustalana rano na podstawie list
- Odpisy przeliczane ręcznie w arkuszu
- Rozbieżności między szkołą a księgowością
Po wdrożeniu
- Jedna ewidencja dla wszystkich jednostek
- Słownik pozycji, więc zestawienia się sumują
- Historia rozchodu dostępna od ręki
- Spis z natury od razu porównany z ewidencją
- Zgłoszenie z telefonu, z potwierdzeniem
- Kuchnia widzi aktualny stan zamówień
- Odpisy naliczone automatycznie
- Jedno źródło danych dla szkoły i księgowości
Pytania
To, o co pytają najczęściej
Czy trzeba kupować czytniki kodów?
Nie. Moduł działa na samym wprowadzaniu danych, a czytnik albo telefon z aparatem można dołożyć później — przyspiesza inwentaryzację, ale nie jest warunkiem startu.
Czy da się przenieść obecny arkusz?
Tak. Import z pliku to standardowy krok wdrożenia; przy okazji ujednolicamy nazwy pozycji.
Czy każda jednostka widzi wszystko?
Nie. Zakres widoczności ustawiamy per jednostka i rola — kierownik widzi swoją placówkę, a wydział nadzorujący całość.
Od czego zaczynamy?
Od jednej placówki i jednego magazynu — spożywczego albo chemicznego. Gdy to działa, dokładamy drugi i kolejne jednostki.
Czy rodzic musi instalować aplikację?
Nie. Wystarczy przeglądarka na telefonie — logowanie linkiem albo kodem otrzymanym z placówki.
Co z rodzicami bez internetu?
Sekretariat może zgłosić nieobecność w ich imieniu; obieg pozostaje ten sam, zmienia się tylko kto wprowadza dane.
Czy da się rozliczać różne stawki?
Tak. Stawka jest cechą placówki i typu posiłku, więc gmina może prowadzić kilka cenników równolegle.
Czy moduł wystawia płatności?
Przygotowuje należności i przekazuje je do systemu finansowo-księgowego. Sposób poboru zostaje po Waszej stronie.
Jeden okres
Od dostawy do zamknięcia miesiąca
Rano — dostawa
Warzywa, pieczywo, nabiał — wprowadzone raz, z dokumentem i pozycjami ze słownika. Ta sama nazwa we wszystkich jednostkach.
Południe — wydanie
Produkty schodzą z magazynu do kuchni, obiad trafia na talerz. Jedna ewidencja obejmuje obie strony.
Koniec miesiąca — zamknięcie
Jeden komplet dokumentów do księgowości zamiast dwóch zestawień z dwóch programów.
Zacznijmy od jednego obszaru
Nie trzeba uruchamiać obu naraz. Zaczynamy od magazynu albo od stołówki w jednej placówce, a drugi obszar dokładamy, gdy pierwszy już działa.