Aplikacja BHP kupowana „bo PIP” kończy zwykle jako kolejny arkusz, tylko droższy. Kupowana po to, żeby kierownik produkcji rano wiedział, kto dziś nie może wejść na halę, zwraca się w pierwszym miesiącu. Różnica nie leży w cenie, tylko w tym, czego od niej wymagasz. Poniżej lista kontrolna, z którą warto iść na prezentację, i pytania, na które dostawca powinien odpowiedzieć bez zastanowienia.
Podstawa prawna, którą aplikacja ma obsłużyć
Aplikacja BHP nie zmienia przepisów, ma je odwzorować. Minimum, które powinna „znać”:
- Kodeks pracy, art. 237³ — szkolenia wstępne i okresowe, zakaz dopuszczenia do pracy bez wymaganych kwalifikacji i szkoleń.
- Kodeks pracy, art. 229 — badania wstępne, okresowe i kontrolne; bez aktualnego orzeczenia pracownik nie może pracować.
- Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP — rodzaje szkoleń, częstotliwość okresowych, formy (w tym samokształcenie kierowane), karta szkolenia wstępnego, zaświadczenie.
- Kodeks pracy, art. 237⁶–237⁹ — środki ochrony indywidualnej i odzież robocza, nieodpłatnie, z ewidencją.
- Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy — zakres kontroli i dokumenty, które inspektor może żądać.
Jeśli dostawca nie umie powiedzieć, które pola w jego systemie odpowiadają którym obowiązkom, wdrożenie skończy się na tym, że to Ty będziesz mu to tłumaczyć.
Co aplikacja BHP musi robić (bez dyskusji)
1. Ewidencja na osobę, nie na dokument. Karta pracownika z kompletem: badania (rodzaj, data, ważność, przeciwwskazania), szkolenia (wstępne, okresowe, instruktaż stanowiskowy), uprawnienia (SEP, UDT, wysokościowe), umowy. Jedno miejsce, z którego widać, czy osoba jest dopuszczona do pracy.
2. Wymagania wg stanowiska. Stanowisko określa, co pracownik musi mieć i jak długo to jest ważne. Zmiana stanowiska ma automatycznie pokazać braki (np. instruktaż stanowiskowy, inne badania). Bez tego ewidencja jest tylko listą plików.
3. Powiadomienia z wyprzedzeniem. Terminy wygasają w konkretne dni, więc aplikacja ma przypominać wcześniej: do kierownika, do służby BHP, do pracownika. Dobrze, gdy horyzont (30, 60, 90 dni) ustawia użytkownik.
4. Szkolenia okresowe online, zgodnie z rozporządzeniem. Samokształcenie kierowane jest dopuszczalne dla części stanowisk (nie dla robotniczych), więc aplikacja musi rozróżniać, komu wolno zrobić szkolenie online, a kto ma je odbyć w formie instruktażu lub kursu. Test na końcu, zaświadczenie z numerem, zapis na karcie.
5. Dostęp dla ludzi bez e-maila. Na produkcji większość pracowników nie ma służbowej skrzynki. Logowanie kartą, PIN-em albo kodem QR, kiosk na hali, telefon prywatny bez instalowania aplikacji. Jeśli system zakłada, że każdy ma laptopa, nie jest dla hali.
6. Raport na kontrolę. Lista pracowników z aktualnymi i brakującymi dokumentami, do PDF i Excela, w minutę. To jest to, o co inspektor pyta najpierw.
Czego nie dać sobie sprzedać
- „Moduł BHP” w systemie kadrowym, który trzyma tylko daty szkoleń. Bez wymagań na stanowisko i bez szkoleń online to kalendarz, nie aplikacja BHP.
- Platforma e-learningowa bez ewidencji. Kursy są, ale karta pracownika i powiadomienia zostają w Excelu.
- System bez eksportu danych. Po wdrożeniu dane są Twoje. Eksport do CSV bez pytania dostawcy to warunek, nie opcja.
- Funkcje „w planach”. Jeśli czegoś nie ma na prezentacji, nie ma tego w umowie.
Pytania do dostawcy na prezentacji
- Pokaż kartę pracownika z brakiem i powiadomienie, które z tego braku wynika.
- Zmień stanowisko pracownika. Co się stało z jego wymaganiami?
- Zapisz na szkolenie okresowe osobę bez e-maila. Jak się zaloguje?
- Wygeneruj raport na kontrolę PIP dla jednego działu.
- Gdzie są dane i jak je wyeksportuję, jeśli zrezygnuję?
- Kto odpowiada za treść szkoleń i jak jest aktualizowana przy zmianie przepisów?
Lista kontrolna przed podpisaniem
- karta pracownika z badaniami, szkoleniami, uprawnieniami i umowami,
- wymagania na stanowisko z okresami ważności,
- powiadomienia z ustawianym horyzontem,
- szkolenia okresowe online tam, gdzie przepisy na to pozwalają, z testem i zaświadczeniem,
- logowanie bez e-maila: karta, PIN, kod QR, kiosk,
- raport na kontrolę do PDF/Excel,
- eksport danych, jasne zasady własności,
- wdrożenie z importem obecnej ewidencji, nie od zera.
Tak jest zbudowana Aplikacja BHP od ErgoFlow: wymagania wg stanowisk, karta pracownika, powiadomienia, Akademia online i kiosk na hali dla osób bez e-maila. Całość opisujemy na stronie BHP w ErgoFlow. Aplikację dopasowujemy do firmy albo budujemy od nowa pod jej proces.
Stan prawny: październik 2026. Wpis ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani opinii służby BHP.
