Automatyzacja procesów w firmie produkcyjnej: od którego procesu zacząć i jak to policzyć

Każda firma produkcyjna ma listę procesów do „zautomatyzowania” dłuższą niż budżet. Zwykle pierwszy na niej jest ten, który ostatnio zawiódł, albo ten, o którym opowiadał dostawca systemu. Oba kryteria są złe. Dobry pierwszy proces to taki, w którym dziś ktoś przepisuje dane między dwoma miejscami, da się policzyć, ile razy dziennie, i da się domknąć w kilka tygodni. Poniżej, jak go znaleźć i jak zmierzyć wynik liczbami, które firma sama zbierze.

Gdzie szukać kandydatów

Automatyzacja opłaca się tam, gdzie jest powtarzalność i przepisywanie. Przejdź przez dzień pracy trzech osób: planisty, magazyniera i kierownika zmiany, i zapisz każdą sytuację, w której ktoś:

• przepisuje dane z papieru albo z jednego ekranu do drugiego (meldunek ze zmiany do ERP, zamówienie z maila do systemu, wydanie z zeszytu do arkusza),
• czeka na informację, którą ktoś inny już ma (czy materiał dojechał, czy zlecenie zamknięte),
• liczy coś w arkuszu, co system mógłby policzyć sam (braki, czas przestoju, zużycie narzędzi),
• zbiera podpisy albo zgody mailem (urlop, zakup, zmiana w zleceniu).

Po jednym dniu lista ma kilkanaście pozycji. To są kandydaci, nie „cyfrowa transformacja”.

Trzy kryteria wyboru

Dla każdego kandydata odpowiedz na trzy pytania, liczbami, które sam zbierzesz:

1. Ile razy dziennie to się dzieje? Zlicz przez tydzień. Proces, który zdarza się raz w miesiącu, nie jest pierwszym kandydatem, choćby był uciążliwy.
2. Ile osób i ile minut za każdym razem? Zmierz na kilku przypadkach, nie szacuj. Przepisywanie meldunku to rzadko „pięć minut”; z poprawianiem błędów i szukaniem brakujących danych bywa znacznie więcej.
3. Co się dzieje, gdy ktoś się pomyli? Błąd w stanie magazynowym kosztuje zatrzymanie linii; błąd w ewidencji szkoleń kosztuje przy kontroli. Zapisz, co było ostatnim razem.

Pierwszy proces to ten, który wygrywa w punktach 1 i 2 i ma wyraźną odpowiedź w punkcie 3. Niekoniecznie największy; najczęstszy i najlepiej policzalny.

Czego nie wybierać na początek

• Procesu, który przechodzi przez pięć działów i wymaga zgody każdego z nich. Pierwszy projekt ma mieć jednego właściciela.
• Procesu, którego dane leżą w systemie, do którego nikt nie ma dostępu (ERP bez interfejsu, dostawca bez wsparcia). Najpierw dostęp, potem automatyzacja.
• Procesu, który sam jest nieuporządkowany: każdy robi go inaczej. Najpierw ustalenie jednego sposobu, potem narzędzie. Automatyzacja bałaganu daje szybszy bałagan.
• Procesu, którego nikt na hali nie chce zmieniać. Bez człowieka, który będzie z tego korzystał i będzie o to walczył, projekt umiera po wdrożeniu.

Jak policzyć efekt, zanim się zacznie

Miara sukcesu musi być ustalona przed startem i zbierana tą samą metodą po wdrożeniu. Działające miary:

• liczba ręcznie przepisanych pozycji na dzień (przed: policzone w tygodniu pomiarowym; po: to samo),
• czas od zdarzenia do zapisu w systemie (przed: meldunek z nocnej zmiany wpisany rano; po: w chwili zdarzenia),
• liczba korekt i poprawek w ciągu miesiąca,
• liczba telefonów „czy to już jest w systemie”.

Wzór na oszczędność czasu jest prosty: liczba zdarzeń dziennie × minuty na zdarzenie × liczba dni roboczych. Wstaw własne liczby. Nie wstawiaj procentów z prezentacji dostawcy, bo nikt ich nie zmierzył u Ciebie.

Do tego dochodzi koszt, którego nie da się policzyć z góry, ale da się opisać: co firma zyskuje, gdy dane są w systemie w chwili zdarzenia. Planista widzi stan maszyny bez telefonu. Kierownik widzi braki na bieżąco. To się ujawnia po wdrożeniu i warto to zapisać jako obserwację, nie jako liczbę.

Jak przeprowadzić pierwszy projekt

1. Audyt jednego procesu: kto, co, kiedy, w jakim narzędziu, co się psuje. Jeden dzień z ludźmi, którzy to robią.
2. Decyzja o kształcie: integracja istniejących systemów, mała aplikacja, robot przepisujący, panel przy maszynie. Najprostsza rzecz, która domyka proces.
3. Pilotaż na jednej linii albo jednym magazynie z tą samą miarą, co w audycie. Z możliwością wycofania bez strat.
4. Decyzja o rozszerzeniu na podstawie pomiaru, nie wrażenia.

Pilotaż, który się nie udał, też jest wynikiem: firma wie, czego nie robić, za ułamek kosztu pełnego wdrożenia.

Lista kontrolna przed startem

• Wybrany jeden proces z jednym właścicielem po stronie firmy.
• Policzone: częstość, czas, koszt pomyłki.
• Ustalona miara sukcesu i tydzień pomiaru „przed”.
• Dostęp do danych w systemach, których proces dotyka.
• Osoba na hali, która chce zmiany i będzie testować.
• Plan wycofania pilotażu.

Tak zaczynamy w ErgoFlow: od audytu jednego procesu i pilotażu, który da się zmierzyć i zatrzymać. Integracje ERP, MES i WMS, obiegi i aplikacje dedykowane opisujemy na stronie Automatyzacja, a przykłady aplikacji zbudowanych pod konkretny proces na stronie Aplikacje.

Wpis ma charakter informacyjny. Częstość zdarzeń, czas i koszt pomyłki różnią się między firmami; konkretne liczby podajemy dopiero po audycie procesu.