Excel nie jest wrogiem. Większość ewidencji w polskich firmach zaczęła się od arkusza, bo arkusz był pod ręką i nie wymagał nikogo z IT. Problem zaczyna się później, gdy arkusz staje się systemem: ma wersje, ma „właściciela”, który jako jedyny wie, jak działa, i ma formuły, których nikt nie odważy się ruszyć. Poniżej, po czym poznać, że arkusz przestał wystarczać, i jak przejść na system bez wstrzymywania pracy.
Sygnały, że arkusz przestał wystarczać
- Kilka osób wpisuje naraz. Plik na dysku sieciowym z kolejką „kto ma otwarte”, albo kopie z datą w nazwie i scalanie w piątek.
- Ten sam fakt jest w trzech arkuszach. Pracownik w ewidencji szkoleń, w ewidencji odzieży i w liście obecności, z trzema wariantami nazwiska.
- Nikt nie wie, która wersja jest aktualna. Zestawienie dla zarządu różni się od zestawienia dla działu, bo powstały z różnych kopii.
- Historia nie istnieje. Nadpisana komórka nie ma poprzedniej wartości ani autora. Przy kontroli nie da się pokazać, kto i kiedy zmienił termin badania.
- Arkusz ma „właściciela”. Gdy ta osoba jest na urlopie, raport nie powstaje.
- Formuły są wiedzą tajemną. Makro, które ktoś napisał lata temu, działa, dopóki nikt nie dotknie kolumny.
- Dane trzeba przepisywać dalej. Z arkusza do ERP, do maila, do PDF-a dla klienta.
Jeden sygnał to jeszcze nic. Trzy naraz oznaczają, że arkusz jest już systemem, tylko bez zabezpieczeń systemu.
Czym system różni się od arkusza
Nie liczbą funkcji, tylko czterema rzeczami:
- Jedno miejsce prawdy. Pracownik, produkt, zlecenie istnieją raz; wszystkie ewidencje się do nich odwołują.
- Kto, co, kiedy. Każda zmiana ma autora i czas; da się wrócić do poprzedniej wartości.
- Sprawdzanie przy wpisie. Data w polu daty, pracownik z listy, ilość nie ujemna. Błąd wychodzi od razu, nie przy audycie.
- Praca równoległa. Dziesięć osób naraz, każda widzi to samo.
Jeśli planowany „system” nie daje tych czterech rzeczy, jest arkuszem w innym opakowaniu.
Jak przejść bez zatrzymywania firmy
Krok 1: wybierz jedną ewidencję, nie wszystkie. Tę, która ma najwięcej sygnałów z listy wyżej i jednego właściciela po stronie firmy.
Krok 2: uporządkuj dane w arkuszu, zanim je przeniesiesz. Import to najlepszy moment na porządki: jedna pisownia nazwisk, jedna lista stanowisk, daty w jednym formacie, usunięte duplikaty. System z brudnymi danymi jest gorszy od arkusza, bo dodaje do bałaganu poczucie, że jest porządek.
Krok 3: import z raportem błędów. Dobre wdrożenie importuje arkusz przez szablon i oddaje listę wierszy, które nie przeszły, z powodem. Te wiersze poprawia się w arkuszu i importuje ponownie, aż lista jest pusta.
Krok 4: okres równoległy, ale krótki. Przez ustalony czas (tygodnie, nie miesiące) dane wpisuje się do systemu, a arkusz służy tylko do porównania. Jeśli po tym czasie ktoś wciąż wpisuje do arkusza, system nie został wdrożony.
Krok 5: arkusz tylko do odczytu. Plik zostaje jako archiwum, z blokadą edycji. Od tego dnia prawda jest w systemie.
Krok 6: raporty, których brakowało. Zestawienia dla zarządu generowane z systemu, w tej samej formie co dawniej z arkusza, żeby odbiorcy nie musieli uczyć się nowego układu w pierwszym miesiącu.
Typowe błędy
- Przenoszenie wszystkich arkuszy naraz. Firma tonie w imporcie, a nikt nie korzysta z systemu.
- Przenoszenie bałaganu w nadziei, że system go uporządkuje.
- Zostawienie arkusza „na wszelki wypadek” bez daty końca. Zostaje na zawsze.
- Odwzorowanie arkusza jeden do jednego, z tymi samymi kolumnami, bez modelu danych. Powstaje arkusz w przeglądarce.
- Brak właściciela danych po stronie firmy. System bez opiekuna degraduje się tak samo jak arkusz.
Lista kontrolna
- Jedna ewidencja wybrana do przeniesienia, z właścicielem.
- Dane w arkuszu uporządkowane: słowniki, formaty, duplikaty.
- Szablon importu i raport błędów w planie wdrożenia.
- Data końca okresu równoległego ustalona z góry.
- Raporty z systemu w układzie znanym odbiorcom.
- Plan na kolejną ewidencję dopiero po zamknięciu pierwszej.
W ErgoFlow przejście z arkusza zaczyna się od modelu danych i importu z raportem błędów, a nie od ekranów; tak powstały nasze aplikacje do ewidencji, obiegów i rozliczeń opisane na stronie Aplikacje. O tym, jak łączymy je z ERP i innymi systemami, piszemy na stronie Automatyzacja.
Wpis ma charakter informacyjny. To, ile ewidencji i w jakiej kolejności warto przenieść, zależy od firmy; zakres i czas podajemy po audycie.
